元秘書が教える!秘書の役割8つとは!?

パソコンとスマフォがあるデスクで何かメモを書こうとしている

こんにちはリリーです。

秘書ってどんな事をするのか、秘書の役割についてご紹介します。

秘書を目指している方はぜひ参考にして下さいね。

目次

秘書の役割とは

「秘書」という職種は、経営陣や管理職をはじめとする方々の業務を総合的にサポートするお仕事です。

業務を円滑に進めるための「縁の下の力持ち」として、サポートするお仕事です。

業務内容やルーティンを十分に理解し、スピーディーで的確なサポートを提供することが求められます。
そのため、秘書には広い知識と柔軟性が求められるだけでなく、コミュニケーション力やチームワーク力も必要になります。

また、役員や社長の秘書としては、さらに高度なコミュニケーション能力やスキルが求められる場合があります。

求められる仕事内容は上司によって様々です。企業によっても秘書業務が異なり、社長職でも秘書のサポートを必要としない企業もあれば、専務や部長クラスの管理職にも秘書がついてサポートする企業もあります。

リリー

サポートする事が好きな人は秘書に向いていますね!

具体的な秘書の8つの役割!

基本的な秘書の役割をご紹介します。

具体的に見ていきましょう!!

基本的な秘書の役割

・スケジュール管理

・電話応対

・データ管理

・文書作成

・出張手配

・会議やレセプションなどイベントの準備

・来客応対

・会食/接待

スケジュール管理

上司のルーティンや業務内容に合わせて優先順位をしっかりと決め、スケジュール管理をします。

予定通りに行かない事が多いので、慌てずに柔軟な対応が必要です。

上司が会議や取引中に予定を入れてしまう場合がありますので、ダブルブッキングがないようにしかっりと話を聞いている必要がありますよ!

電話応対

メッセージの伝達や問い合わせへの対応を行います。
重要な電話や連絡に関しては、秘書が選別し、優先度の高いものから上司に伝えます。

営業の電話が多いので、営業の電話なのかをしっかり判断して営業の電話は取り継がないように注意しましょう!!

リリー

営業の電話を嫌う上司が多いですよ!

データ管理

重要な文書やファイルの作成や整理をしますので、必要な情報を迅速に取得できるように整理し、機密情報の取り扱いにも注意しましょう。

文書作成

重要な文書・報告書やプレゼンテーションなど、さまざまな文書を作成します。
正確な情報の整理と表現能力が必要になります。

最低でもword/excelのスキルが必要ですので、しっかりとスキルを身につけましょう。

出張手配

新幹線や飛行機のチケットやホテルの予約をし、出張がスムーズに行けるように準備をします。
出張先のお食事の手配も必要になります。

リリー

手土産の準備も必要ですよ!!

会議・レセプションなどの準備

会議やレセプションなどイベントの開催に向けた準備を行います。
会議室やレセプション会場の予約、資料の作成・配布、参加者への連絡をします。

来客応対

来客や訪問者の案内を行います。来客への応対やお茶出しなどをします。

上座下座を把握して適切な座席へご案内する必要があります。

またエレベーター・エスカレーターの乗り降り時の、自分の立ち位置もしっかりと把握しましょう。

お茶をお出しする時には相手の右後方側からお茶を出しましょう。

会食/接待

接待ゴルフや会食などがあります。秘書が同行する時としない時もあります。

食事のマナーも必要になりますのでしっかりとマナーを学びましょう。

リリー

和食の席では特に懐紙を持参することをオススメします。

その他

メール管理やオフィスの日常的な事務作業をサポートします。
また、上司と他の社内外の関係者との連絡を調整します。

まとめ

これらは一般的な秘書の役割の一部ですが、企業や上司のニーズによっては、さらに多くの業務が求められることもあります。

秘書は、企業のスムーズな運営や上司の業務負担軽減を手助けをする役割ですので、必要なスキルは学んで取得し、しっかりとサポートをしていきましょう!!

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