秘書になりたい方必見!秘書が意識すべきスケジュール管理術とは?

黒い手帳がおいんくの花と同じテーブルに置いてある。

秘書を目指している方やこれから目指そうとしている方に向けて、今回は秘書が知っておきたいスケジュールの管理方法やオススメのツールについてご紹介します。

秘書には優れたスケジュール管理術が不可欠です!それでは、実際に私がやった秘書の仕事に欠かせないスケジュール管理術や管理ツールについて見ていきましょう!

目次

秘書が意識すべきスケジュール管理術

秘書の仕事は多岐に渡りますが、その中でも最も重要なのがスケジュール管理になります。

社長や重役のスケジュールは、予定で詰まっており、その管理が適切であるかどうかは、秘書の腕次第と言っても過言ではありません!

まず、上司のスケジュール管理に欠かせないのが、予定全体の把握になります。
手帳やアプリを上手に活用しながら、上司のスケジュールを一目で把握できるようにすることが大切です。そうすることで、上司にアポイントの確認を求められた際にも、すぐに対応できるようになります。

また、秘書が不在時には上司自ら確認する場合もあるので、古いかもしれませんが手帳がオススメなんです。
秘書は年配の方に付くことが多いというのもありますが、秘書の不在時に上司が簡単にスケジュールを確認することができるようにしておかなければなりません。アプリやクラウドツールですと安全の為にパスワードが必要になりますし、パスワードを入力する手間もかかるため嫌う方が多いようです。

次に、優先順位に応じて予定を調整することも大切です。どの予定が最優先でどの予定が後回しになっても大丈夫なのかを見極める力が必要になってきますよ。また、臨機応変にスケジュールの変更を提案できるようになることも大切ですね。

最後に、上司のスケジュール管理を行ううえで特に心がけてほしい事は、会議が連続する場合や大きなプロジェクトをやり終えた直後などは絶対に、休憩時間を確保することが必要です。どんなに優れた上司でも人間ですので、休憩は必要になりますし、その次のスケジュールにも影響がでます。
また、上司のその日の体調やコンディションに合わせて、適切なスケジュール調整ができるようにしましょう。

移動時間があるスケジュールに関しては余裕を持たせるようにスケジュールを組むことが必要です。渋滞や突発的な事柄に対応できるように心がけましょう!

以上のポイントを意識してスケジュール管理を行うことで、上司との信頼関係も築け、ご自身もデキる秘書として活躍できるようになりますよ。

秘書のスケジュール管理は基本は紙がオススメ

今の時代アプリやクラウドツールでの管理が多いですが、秘書に関しては紙を使用している場合が多いんです。

なぜなら企業の社長や重役の方々は年配のい方が多く、紙の方が管理しやすいからなのです。

スケジュール管理は紙と覚えておきましょう!

リリー

秘書が不在時にパスワードが分からずにスケジュールが分からない!ってならないようにしなければいけません。

私が実際に使っていたオススメやテクニックをご紹介します。

スケジュール管理は手帳がオススメ

前途しましたが、今の時代クラウドツールがほとんどではありますが、例えば秘書が不在時には上司自ら確認する場合もあるので、古いかもしれませんがやっぱり手帳がオススメなんです。
秘書は年配の方に付くことが多いのも理由ではありますが、秘書の不在時に上司が簡単に確認することができるようにしなければなりません。アプリやクラウドツールですと安全の為にパスワードが必要になりますし、パスワードを入力する手間もかかりますので、やっぱり手帳がオススメです。秘書が電話中や休暇の時でも手帳があれば、電子系に苦手な上司でもすぐに確認できますね。

リリー

私も手帳を使っていました!手帳持っていると「ザ・秘書」感もでますね!!

オススメの手帳はなんと言っても黒革の手帳ですよ!!品もありますので、大切なお客様の前でも恥ずかしくない上品な雰囲気を与えてくれますよ!

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手帳はレフィル型がオススメ

急な予定変更などや追加予定があった時に、継ぎ足しができるレフィル型の手帳がおすすめです。

予定変更で修正する場合、二重線や修正テープですと見た目もスッキリしません。ごちゃごちゃした手帳は見間違える原因にもなりますので、レフィルで書き直すことをオススメします。

その際、変更前のスケジュールはしばらく取って置きましょう。変更前のことを確認する必要がでてくる場合もあります。

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リリー

週間と月間で管理していました。

カレンダーA5サイズがオススメ

秘書マストアイテムのカレンダーですが、大きすぎず小さすぎずのA5サイズのカレンダーがオススメです。

デスクの上に置いても邪魔にならない、かつ、予定が見やすい大きさで書き込みしやすい!!

もちろん週間ではなく、一目で1ヶ月のスケジュールが見ることができる月間カレンダーがオススメです。

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先勝・友引・先負・仏滅・大安・赤口の六曜星(りくようせい)を気にする方がほとんどですので、記載があるカレンダーがオススメです!

まとめ

秘書としていかにスケジュール管理をしていくのか、お分かりいただけたかと思います。

黒革の手帳を持って「デキる秘書」を目指しましょう!!

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