こんにちはリリーです。
秘書の仕事ってどんな事をするの？と聞かれることが多いので、今回は「秘書」についてご紹介します。
秘書に向いている人はどんな人なのか、また秘書とは一体どんな仕事内容をしているのでしょうか？ そして、秘書になる人は、どのような心得や必要な資格はあるのでしょうか？
普段あまり接することのない秘書の世界を、今回はじっくりとお伝えしたいと思います。
これから秘書を目指す方にも、日々のビジネスシーンで活かせるヒントが満載です。興味を持たれた方は、ぜひ最後までお付き合いくださいね。
秘書に向いている人とは？
秘書は企業の経営陣や管理職のサポートを行う大切な仕事です。秘書は自分が主役（メイン）になりません。
リリーでは、どんな人が秘書に向いているの？
・サポートすることが好き
・几帳面な人
・柔軟な思考とコミュニケーション能力が高い人
・場の雰囲気を読み取れる人
・情報収集力が高い人
まず、人のサポートをすることが好きな人が一番向いています。人のサポートをしてやりがいを感じることができるかどうかが大切です。あとは几帳面であることが求められます。時間を守り丁寧な仕事をする必要があります。
また、情報収集力が高いことも大切ですよ。経営陣や管理職の意向や場の雰囲気を瞬時に読み取り、必要な情報を速やかに収集・整理し、タイミングよく提供できる人は、秘書として活躍できるでしょう。
さらに、コミュニケーション能力が高いことも重要です。上司や社長だけでなく、内外の人々と円滑なコミュニケーションが取れることで、スムーズな業務遂行が期待できます。
秘書には上司や社長の予定管理や交際業務の代行など多岐にわたる仕事がありますが、そのすべてがサポートのためのものです。
誰かを助けることに喜びを感じることができる人であれば、秘書として向いています。
秘書の役割とは？
ざっくり言うと「秘書」という職種は、経営陣や管理職をはじめとする方々の業務を総合的にサポートするお仕事です。
業務を円滑に進めるための「縁の下の力持ち」として、サポートするお仕事です。
業務内容やルーティンを十分に理解し、スピーディーで的確なサポートを提供することが求められます。そのため、秘書には広い知識と柔軟性が求められるだけでなく、コミュニケーション力やチームワーク力も必要になります。
具体的には、基本業務としてスケジュール管理や出張手配、来客対応などがありますが、企業や担当する上司の所属や役職によって、業務内容や求められるレベルが変わってきます。
例えば、役員や社長の秘書としては、さらに高度なコミュニケーション能力や説得力が求められる場合があります。また、専門的な知識やスキルを持っている秘書もいるため、求められる仕事内容は上司によって様々です。企業によっても秘書業務がどの程度発生するかは異なり、社長職でも秘書のサポートを必要としない企業もあれば、専務や部長クラスの管理職にも秘書がついてサポートする企業もあります。
・スケジュール管理
・電話応対
・データ管理
・文書作成
・出張手配
・会議やレセプションなどイベントの準備
・来客応対
・接待
スケジュール管理
スケジュール管理は、上司の予定を把握し、適切な予定調整を行う重要な業務です。
これには、会議や出張のスケジュール調整だけでなく、上司のプライベートな予定や急な変更にも柔軟に対応する必要があります。
また、出張手配では、交通手段や宿泊先の手配、出張先での打ち合わせやアポイントメントの調整など、細かい部分まで気を配ることが求められます。
上司が勝手に予定を決めてしまうことがありますので、よく話を聞きダブルブッキングを防ぐようにしましょう。
リリースケジュール管理は最も重要になりますので、しっかりと管理する必要があります。
電話応対
電話やメールを受け、重要なメッセージや要件を伝えます。
電話応対の際には、丁寧な言葉遣いやプロフェッショナルな対応が求められます。
例えば…一般常識でもありますが
×「伝えます」ではなくて、
⚪︎「申し伝えます」とお答えするのが正解だったり、
尊敬語と謙譲語と丁寧語の使い分けをしっかりとしなければなりません。
データ管理
データやファイルの整理・保管・管理を行います。機密性の高い情報を適切に取り扱うことが求められます。
文書作成
報告書やプレゼンテーションなど、さまざまな文書を作成します。正確な情報の整理と表現能力が必要です。
最低でもword/excelのスキルが必要です。
出張手配
新幹線や飛行機のチケットやホテルの予約をします。出張先のお食事の手配も必要になります。
リリー手土産の準備も必須です。
会議やレセプションなどイベントの準備
会議やレセプションなどイベントの開催に向けた準備を行います。会議室やレセプション会場の予約、資料の作成・配布、参加者の招集などをします。
来客応対
来客や訪問者の案内を行います。来客への応対やお茶出しをします。
上座下座をしっかりと把握する必要があります。
またエレベーター・エスカレーターの乗り降り時の自分の立ち位置もしっかりと把握しましょう。
接待
接待ゴルフや会食などがあります。秘書が同行する時としない時はあります。
食事のマナーも必要になりますね。和食の席では特に懐紙を持参することをオススメします。
秘書になるために必要な資格はある？必要？
秘書になるために必須の資格はないものの、いくつかの資格があることで、就職・転職において有利になることがあります。
また、秘書としてのスキルアップのために取得すると良い資格もあります。実際に私が持っている資格や実践している事も一緒にご紹介します。
ビジネスマナー
ビジネスシーンでのマナーは、秘書業務において重要な役割を果たします。ビジネスマナー検定やマナーインストラクターの資格を取得することで、社内外での信頼を得ることができます。
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外国語
秘書は、英語やその他外国語のスキルが求められることがあります。
特に国際的な業務を行っている企業では、就職・転職の際に英検やTOEICのスコアがアピールポイントとなることがあります。
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パソコンスキル
WordやExcelといったオフィスソフトのスキルは、秘書業務には欠かせません。
MOS資格を取得することで、基本的なパソコンスキルを証明できますね。またその他のPCスキルも必要になる時ももちろんありますので、その都度学ぶ必要があります。本もいいですが（PR)ストアカも便利です。
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ストアカ
リリー私はストアカで、Word Pressを学びました。
身だしなみ・メイク
秘書として、第一印象を良くする身だしなみやメイクも大切です。メイクセラピー検定などの資格を取得することで、外見への意識を高めることができます。
↓化粧療法と位置付けされている心理×メイクが学べます。参考にしてくださいね。
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秘書検定
秘書検定は、秘書技能検定試験を受験し、合格することで取得できる資格です。
秘書業務に関する技能や知識を証明でき、企業からの信頼性が高まります。秘書にとって大切なことが学べます。
↓秘書検定の公式サイトです。
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リリー秘書検定は秘書としてのマナーなど多くの事を学べます。
上記は秘書になるには絶対的に必要なものではありませんが、資格やスキルを身につけることで秘書としての実力をアピールし、就職や転職活動において有利になることが期待できますよ。
もちろん資格だけでなく、実践的な経験やスキルも同時に身につけることが重要です。資格取得を目指すだけでなく、日々の業務を通じてスキルアップを目指しましょう。
秘書に必要な心得
・情報を絶対に漏らさない（守秘義務）
・上司のルーティンや嗜好品を理解
・基本的なマナー
・身だしなみや綺麗な所作
・臨機応変な行動
守秘義務を厳守
秘書は企業のことはもちろん、取引先のことや上司・社長などの個人的なことまで知ることになります。
仕事で知ったことは絶対に漏らしてはいけません。
リリー秘書として一番重要なことになります。
上司のルーティンや嗜好品を理解することが大切
業務内容やルーティン、嗜好を十分に把握し、効率的かつ的確なサポートすることが大切です。
さらに、上司の嗜好を把握しておくことで、適切なタイミングでコーヒーを入れたり、好みに合わせたお昼の手配を行ったりと、細かい気配りができるようになります。これらのサポートは、上司との信頼関係を築く上で非常に大切です。
また、上司のルーティンや嗜好を理解しておくことで、決裁が必要な書類や情報の整理もスムーズに行うことができます。上司がどのような情報を重視し、どの程度の詳細を求めるのかを把握しておくことで、無駄な手間や時間削減することができます。
秘書に求められることは多岐にわたりますが、その中でも上司のルーティンや嗜好を理解することは、円滑なコミュニケーションや業務の効率化に重要な役割を果たします。
上司との信頼関係を築くためにも、こうした気配りを大切にし、日々の業務サポートに努めていきましょう
リリーここのレストランではこれしか食べないとかありますよ。
マナー・身だしなみ
基本的なマナーも身につけておくことが大切です。これには、身だしなみに気を配り、丁寧な言葉遣いや美しい所作を身に着けることが含まれます。
秘書検定の資格を取得することもおすすめです。資格自体は必須ではありませんが、取得しておくことで秘書業務に必要な内容が学べ従事しやすくなります。
リリー私も秘書検定持っていますよ！
基本的なビジネスマナー
基本的なビジネスマナーは、秘書でなくても社会人としても必要なマナーと同じです。
適切な言葉遣い・名刺の渡し方・電話応対などなどがございます。
臨機応変な対応
前途したようにある程度ルーティンが決まっていますが、上司も人間ですので、全て毎日同じように行かない時があります。
その時は臨機応変な対応が必要になります。
リリー例えば…疲れた顔をしている時に、話しかけると頭に入らないことがあるから後で報告するようにしたり、上司の性格などに合わせることが重要です。
企業によって異なる事
秘書の仕事は、企業の経営陣や管理職をサポートする大切な役割を担います。しかし、秘書業務が発生するかどうかは、企業によって異なります。社長職であっても秘書のサポートを必要としない企業もあれば、専務職や部長などの管理職にも秘書がついてサポートする企業もあります。
また、ついた上司によって求められる仕事内容も変わってきます。
例えば、社長秘書であれば、企業を代表する重要な仕事であるために、経営戦略やビジネスマナーも含めて高いレベルのサポートが求められることがあります。一方、管理職をサポートする場合は、プロジェクトやチームの進捗管理などが重要になることが多かったりしますね。
あと服装ですが、制服の所と私服の所があります。
リリー私は私服でした。
まとめ
秘書は「縁の下の力持ち」とも言われるほど、上司や組織を支えるサポート役として活躍します。
どんな状況でも冷静に対処し、常に上司のサポートをすることが求められるため、秘書としてのプロ意識と自己研鑽が求められる仕事です。
サポートすることが好きな方には天職になりますよ。
