秘書に求められるスキルとは?基本的な5つの事!

メモ帳と葉っぱがある様子

秘書になるために必要なことや秘書に求められるスキルまたは秘書になるためにどうすればいいのかご存知ですか?

秘書になるためにどのようなスキルを身につけ、どのような心構えが必要なのでしょうか。

秘書は、ビジネスの成功に欠かせない存在の一人です。会議や予定などの仕事を円滑に進めるためのサポートをします。

秘書に求められる基本的な5つの事を詳しくご紹介します!
これから秘書を目指す方はもちろん、現役で活躍している方も、新たな視点や発見があるかもしれませんのでぜひ参考にしてくださいね。

ではどんな事をすれば良いのか実際に私が持っている資格や実践している事もあわせてご紹介していきます。

目次

秘書になるためにはどうすればいいのか?

実際に秘書になるためのルートの一例として、まず企業に就職後、営業・事務職などの部署で働き、業務を経験します。その後、社内での実績や信頼を得て、秘書に抜擢されることが多いようです。
経験する職種や部署は企業によって異なりますが、どのような職種でもビジネスマナーが求められます。ビジネスマナーが無い方は実績や信頼も得られません。
もちろん最初の配属先が「秘書課」って場合もありますが、いずれにしてもビジネスマナーは大前提として必要になりますね。

リリー

私も最初は違う部署にいましたよ!

秘書に求められるスキル基本的な5つのこと

秘書になるためには必ずしも資格は必要ではありません。
しかし、いくつかの資格があることで、就職・転職において有利になることがあります。また、秘書としてのスキルアップのために取得すると良い資格もあります。

それでは具体的にどんなスキルが求められるのか、基本的な5つの事とどんな資格があったら有利かを見ていきましょう。

ビジネスマナー

一定の学力や知識・ビジネスマナーが必要とされます。

企業によって仕事内容も違ってくるので、求められるスキルも多様にはなりますが、最低限の学力や知識はもちろんのことビジネスマナーは必須です。

ビジネスマナー検定もありますので、ぜひ受けてみてくださいね。↓の本で学べますよ。

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秘書検定

秘書にとって必要な知識などの大切なことが学べます。

秘書に必要な知識が求められる検定になりますので、秘書を目指している方は秘書検定の勉強をするだけでも秘書としての知識が得られるので秘書検定の勉強は絶対的にオススメです。
また、秘書業務に関する技能や知識を証明することができますので、企業からの信頼性がUPします。

リリー

もちろん私も秘書検定、持っていますよ。

秘書の専門学校に通うことで、秘書の専門的な知識を学ぶ事ができ、秘書検定も合格しやすいようです!!

リリー

えっでも今から2年も通えない…….

って方は↓の「オンスク.JP」か「本」で秘書検定で必要な知識が学べますよ!

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外国語

秘書は、英語やその他外国語のスキルが求められる時があります。
特に国際的な業務を行っている企業では、就職・転職の際に英検やTOEICのスコアがアピールポイントとなります。

リリー

私は英語と中国語が必要になったので話せるように学びましたよ。

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リリー

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パソコンスキル

WordやExcelといったオフィスソフトのスキルは、秘書業務には欠かせません。最低限この2つはできるようにしましょう。

その他のPCスキルも就職・転職の際のアピールポイントにもなりますので、お時間がある人は学んでおくと良いですよ。

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リリー

必要になったパソコンスキルはストアカで簡単に学べるのでオススメ!

身だしなみ・メイク・所作

秘書として、第一印象を良くする身だしなみやメイクも大切です。秘書🟰企業のイメージと思われることがありますので、清潔感が一番重要になりますよ!
派手過ぎる秘書ではどうしても信頼性に欠けてしまう印象を与えてしまいます。清潔感や清楚なイメージを意識するようオススメします。
メイクセラピー検定では心理カウンセリングを交えたメイクを学べますので、メイクセラピーの資格を取得することで、外見への意識を高めることができますのでオススメです。

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また、見た目もとても大切なのですが、秘書に最も身につけてもらいたいのは所作になります。いくら見た目が綺麗でも所作が汚く雑ですと「この秘書(企業)大丈夫かな??」とあまり良い印象を与えず、信頼も落ちてしまう原因の一つになりかねません。
落とした物を拾う仕草も意識して拾うだけで、とても美しい所作になります。あとは歩き方!知らずにガニ股や内股になっていることがあるので、こういったことも秘書として求められます。

秘書って脇役ですが、実は結構見られています!!

秘書の清潔感や所作で企業のイメージが出来上がってしまうと思って頂いても過言ではないようです

ですので秘書になりたい方は身だしなみ・メイク・所作などの見た目も要チェックですよ!!

リリー

経験上どこの秘書も清潔感ばかりではなく美意識の高い方々ばかりでした!

まとめ

秘書に求められる基本的なスキルがお分かり頂けたかと思います。

秘書になるためには、まずは自分がどのような能力を持っているかを理解し、それを磨いていくことが大切です。

秘書に必要な能力を磨くために、自己研鑽や継続的な勉強は欠かせません。仕事を通じて得た知識やスキルだけではなく、定期的に新しい情報や知識を取り入れることで、さらに成長ができますね。
そして、その成長が秘書としての質を高め「デキる秘書」になることでしょう。

頑張って素敵な「デキる秘書」を目指しましょう!!

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