秘書の役割とは？秘書の基本的な役割と８つの仕事内容！

秘書の仕事ってどんな事をするのか秘書の役割について基本的な８つの仕事内容をご紹介します。

普段見ることが少ない秘書の役割と仕事内容を見ていきましょう。

秘書の役割とは？

ざっくり言うと「秘書」という職種は、経営陣や管理職をはじめとする方々の業務を総合的にサポートするお仕事です。
業務を円滑に進めるための「縁の下の力持ち」として、サポートするお仕事です。

業務内容やルーティンを十分に理解し、スピーディーで的確なサポートをすることが求められます。
そのため、秘書には広い知識と柔軟性が求められるだけでなく、コミュニケーション力やチームワーク力も必要になります。

一見すると、秘書は電話対応やスケジュール管理がメインの仕事のように思われがちですが、実際にはそれだけではありません。

では具体的にどんな仕事内容があるのか見ていきましょう。

秘書の８つの基本的な仕事内容

具体的には、基本業務としてスケジュール管理や出張手配、来客対応などがありますが、企業や担当する上司の所属や役職によって、仕事内容や求められるレベルが変わってきます。

例えば、役員や社長の秘書としては、さらに高度なコミュニケーション能力や説得力が求められる場合があります。
また、専門的な知識やスキルを持っている秘書もいるため、求められる仕事内容は上司によって様々です。
企業によっても秘書業務がどの程度発生するかは異なり、社長職でも秘書のサポートを必要としない企業もあれば、専務や部長クラスの管理職にも秘書がついてサポートする企業もあります。

スケジュール管理

スケジュール管理は、上司の予定を把握し、適切な予定調整を行う重要な仕事です。これには、会議や出張のスケジュール調整だけでなく、上司のプライベートな予定や急な変更にも柔軟に対応する必要があります。また、出張手配では、交通手段や宿泊先の手配、出張先での打ち合わせやアポイントメントの調整など、細かい部分まで気を配ることが求められます。

また上司が勝手に予定を決めてしまうことがありますので、よく話を聞いておりダブルブッキングを防ぐようにしましょう。

電話応対

電話やメールを受け、重要なメッセージや要件を伝えます。

電話応対の際には、丁寧な言葉遣いはもちろんのことプロフェッショナルな対応が求められます。

例えば…一般常識でもありますが

×「伝えます」ではなくて、

⚪︎「申し伝えます」とお答えするのが正解だったり、

尊敬語と謙譲語と丁寧語の使い分けをしっかりとしなければなりません。

データ管理

データやファイルの整理・保管・管理を行います。機密性の高い情報を適切に取り扱うことが求められます。

もちろん仕事上で知り得た情報は絶対に他言してはいけません。

文書作成

報告書やプレゼンテーション、会議の議事録など、さまざまな文書を作成します。正確な情報の整理と表現能力が必要になります。

最低でもword/excelのスキルが必要です。

出張手配

新幹線や飛行機のチケットやホテルの予約をします。交通手段の手配など日程管理をします。また出張先のお食事の手配も必要になります。

会議やレセプションなどイベントの準備

会議やレセプションなどイベントの開催に向けた準備を行います。会議室やレセプション会場の予約、資料の作成・配布、参加者の招集などをします。人数やイベントの雰囲気に合った会場を探して予約をしますので、情報収集力は必要になります。

来客応対

来客や訪問者の案内を行います。来客への応対やお茶出しをします。

どの席が上座なのか下座なのかをしっかりと把握する必要があります。またどの方を上座に座らせるのか瞬時に判断する必要があります。気にしない方もいらっしゃいますが、一般常識的にもしっかりとやられた方が良いと思います。車の座席にも上座下座がありますので、しっかりと把握しておきましょう。秘書検定を勉強するとこういう秘書としての常識が学べますので秘書になりたい方・秘書を目指している方は勉強する価値は絶対にあると思います。

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またエレベーター・エスカレーターの乗り降り時の自分の立ち位置もしっかりと把握しましょう。

お茶をお出しする時には相手の右後方側からお茶を出しましょうね。

接待

接待ゴルフや会食などがあります。会食では空いてしまっているグラスがないか、帰宅する時の車の手配などのおもてなしの仕事をします。接待ゴルフでは同行して普通にゴルフを楽しみます。わざと負けるなんてこはしなくて大丈夫ですよ。ゴルフができなくてもロビーで待つことができますので、問題は入りませんよ。
どちらも秘書が同行する時としない時はあります。

まとめ

秘書の役割と秘書の基本的な仕事内容がお分かりいただけたかと思います。企業や秘書として配属する上司によっては異なりますが、基本的には上記の８つが基本的な仕事内容になります。

サポートする事が好きな方や得意な方はぜひ秘書を目指しましょう。